Sie können sich noch so sehr hinter Denglisch verstecken, das harmlos klingende Wörtchen ‚Change‘ noch so sehr mit positiver Bedeutung aufladen: Am Ende bedeutet es doch immer noch ‚Veränderung‘. Und nicht jeder findet Veränderung toll, weil er grundsätzlich alles Neue gut findet und sich darauf freut.

Veränderung ist immer auch verknüpft mit Unsicherheit und ‚Ängsten‘. Was kommt da auf mich zu? Was wird aus meinem Arbeitsplatz? Und das erzeugt Zurückhaltung und Skepsis, eine abwartende, passive Einstellung zum Projekt, wenig Akzeptanz, Zweifel und im schlimmsten Fall Widerstand.

Vielen ist gar nicht bewusst, dass zum Beispiel ein ERP-Projekt nicht in erster Linie ein IT-Projekt, sondern ein Organisations-Projekt ist – mit ein bisschen IT drin. Es ist mit vielen Veränderungen für die Mitarbeiter in den Abläufen und Prozessen verbunden.

Und deshalb brauchen Sie für diese Projekte immer auch einen Change Manager …

Warum kann das nicht der Projektleiter machen?

„Aber ich habe doch schon einen Projektleiter! Der kostet mich eine Stange Geld. Und jetzt soll ich noch eine zweite Rolle für unsere Projekte installieren, die mich vermutlich noch einmal dasselbe kostet?“

Es stimmt: Gute Change Manager sind hochqualifizierte, gut ausgebildete Leute, deren Arbeit mindestens genauso viel kostet wie die des Projektleiters. Aber dieser Invest lohnt sich.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten in Ihrem Unternehmen eine ERP-Software installieren, oder CRM- oder DMS-Software, was auch immer. Lesen Sie zum Thema Software-Auswahl auch meinen Blogbeitrag „Tappen Sie nicht in die Feature-Fucking-Falle“. Und Sie sind fest überzeugt, das bringt Ihr Unternehmen so richtig vorwärts und alle können sich darüber nur freuen. Natürlich brauchen Sie dazu einen Projektleiter, der sich um das Sachlich-Fachliche kümmert, also darum, dass die Software so installiert wird, wie es für Ihr Unternehmen am besten passt. Change Manager? „Holen wir später dazu – wenn wir ihn überhaupt brauchen.“

Was passiert dann?

Was tut eigentlich ein Change Manager?

Ihre Mitarbeiter werden häufig unvorbereitet mit dem System oder ersten Teilen davon konfrontiert. Was Ziel und Zweck des Ganzen ist, welche Vorteile sie davon haben, wie sie sich an der Implementierung beteiligen können: Das wurde ihnen gar nicht oder nur grob erklärt. Ich könnte auch sagen: Ihre Mitarbeiter hat es mal wieder ‚kalt erwischt‘.

Klassische Reaktionen sind dann: „Oje, was rollt denn da auf uns zu? Wie soll das denn funktionieren? Das geht doch gar nicht! Seh’ ich doch jetzt schon, dass das nicht klappen kann! Was für ein Sch…!“

Und das sind ganz normale menschliche Reaktionen. Das sind nicht die ‚notorischen Miesmacher‘, die da sprechen.

Und hier kommt der Change Manager ins Spiel. Er kümmert sich nicht darum, wie die Software implementiert werden muss. Er kümmert sich um die Veränderungen, die diese Software für das Unternehmen, die Abläufe, die Arbeitsplätze, die Menschen bringen wird. Er muss Ihre Mitarbeiter abholen und mitnehmen auf dem Weg in diese veränderte Arbeitswelt. Dazu braucht er sehr viel Menschenkenntnis, er muss sich mit Psychologie auskennen.

Er muss den Change kommunizieren, für ihn werben, in Workshops darauf vorbereiten und die Mitarbeiter an der Veränderung beteiligen. Dabei geht es nicht um psychologische Betreuung, der Change Manager ist kein ‚Händchenhalter‘. Seine Aufgabe ist es, die Mitarbeiter partizipieren, an der Veränderung mitwirken zu lassen. Und er kann auf der anderen Seite verhindern, dass Elemente implementiert werden, mit denen die Mitarbeiter nicht umgehen können oder wollen. Dazu wurde er ausgebildet, dafür hat er auch sehr gute Werkzeuge an der Hand.

Und deshalb ist es ganz wichtig: Der Change Manager ist keine Feuerwehr, die Sie rufen können, wenn Ihre Mitarbeiter schon in die stille Verweigerung oder gar den offenen Boykott gegangen sind. Der Change Manager muss von Anfang an im Projekt eingebunden sein.

Geben Sie Störkröten keine Chance!

Ein anderes Phänomen, mit dem Sie im Prozess Ihrer Softwareimplementierung rechnen müssen und bei dem Sie einen Change Manager brauchen, ist etwas, das ich die „Störkröten“ nenne. Das sind Mitarbeiter, die neu in wichtige Positionen im Unternehmen kommen, während das Projekt schon eine Zeit lang läuft. Und die dann feststellen: „So können wir das nicht machen. Da muss die Software unbedingt geändert werden.“ Nicht immer geht es dabei nur um die Sache. Profilierung spielt durchaus oft auch eine Rolle.

Und dann sagt sich natürlich der Divisionsleiter: „Jetzt habe ich im letzten Jahr 20 Prozent der Zeit unserer besten Leute in das Projekt gesteckt. Und jetzt soll das alles Schall und Rauch sein? In dieses Projekt stecke ich ab sofort kein Personal mehr!“

Auch solche Eskalationsszenarien kann ein guter Change Manager verhindern oder zumindest in Grenzen halten.

Sie brauchen beide: Projektleiter und Change Manager

Deshalb denken Sie Projektleiter und Change Manager immer als Zweigestirn. Sie brauchen, um mit Ihrem Unternehmen projektfähig zu sein, immer beide. Es handelt sich um zwei komplett unterschiedliche, aber gleichermaßen notwendige Rollen innerhalb des Projektmanagements. Das kann in kleineren oder weniger fordernden Projekten im Zweifel auch mal eine Person sein, die beide Rollen einnimmt. Die muss dafür dann aber auch entsprechend ausgebildet sein – und die Zeit haben, sich um diese beiden Aufgaben wirklich zu kümmern.

Aus Kostengründen aber auf den Change Manager zu verzichten kann teuer werden.

Ihr

Michael G. Schmidt