Unternehmer: „Die ERP-Software muss in 12 Monaten laufen. Dann sollen alle damit arbeiten.“

Softwarelieferant: „Das ist verdammt knapp. Aber gut. Wenn das funktionieren soll, dann brauche ich von Ihnen das und das und das …, dann müssen die und die und die Bedingungen erfüllt sein.“

Unternehmer: „Klar, das kriegen wir hin.“

36 Monate später: Die Software läuft ansatzweise, aber es ruckelt und zuckelt noch an allen Ecken und Kanten. Eine ganz häufige Entwicklung. Zum Glück aber vermeidbar …

Vor der Software: Business-Analyse

Klar, Zeit ist Geld. Und natürlich müssen Sie als Unternehmer darauf achten, dass die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware kein Endlosprojekt wird. Da müssen Sie auch schon mal hart verhandeln und eine Frist setzen. Aber die muss realistisch sein. Und wie lange eine solche Installation braucht, dafür gibt es keine allgemeingültigen Werte. Es hängt immer davon ab, wo Ihr Unternehmen heute steht und wo Sie mit ihrer neuen Software hinwollen.

Erst wenn ich als Projektmanager weiß: Wie sehen die aktuellen Daten und – das wichtigste – wie sehen die Ziele aus? Welche Prozesse, Rollen, Zuständigkeiten gibt es in den verschiedenen Projekten? Was läuft gut und was soll besser werden? Welche Prozesse sollen unterstützt werden? Wie laufen sie jetzt und wie sollen sie idealerweise laufen? Erst dann kann ich zusammen mit dem Softwarehersteller eine Aufwandsschätzung erstellen.

Das ist dann schon eine kleine Business-Analyse. Und die Kernfragen, die diese Analyse beantworten soll, sind: Warum soll die neue Software eingeführt werden? Warum sind Sie bereit, dafür ein paar Millionen in die Hand zu nehmen? Was sind die Hauptziele, was die Hauptprobleme?

Es gibt Studien, wonach es in 70% der Fälle daran lag, dass diese Fragen nicht vorab beantwortet wurden und die Ziele nicht sauber definiert waren, wenn Projekte scheiterten.

Zu empfehlen: Projekt vor dem Projekt

Und deshalb empfehle ich in vielen Fällen, vor dem eigentlichen Projekt der Softwareinstallation ein Vorprojekt zu starten, um genau diese Analyse zu machen. Das kann, je nachdem, drei bis sechs Monate in Anspruch nehmen. Es kann mit einer relativ kleinen Gruppe von Mitarbeitern durchgeführt werden, bringt aber sehr viel Transparenz in die Sache. Vor allen Dingen erfahre ich auf diese Weise, worauf Sie mit Ihrem Unternehmen den Fokus legen. Und dann kann ich sagen, welche Software am besten zu Ihren Zielen passt und welche Ressourcen für die Implementierung gebraucht werden, wer in Ihrem Unternehmen mir die Informationen geben kann, die ich für die Installation der Software benötige.

Fakt ist: Viele unterschätzen den Aufwand, den eine Umstellung auf eine neue Unternehmenssoftware für das Unternehmen selbst bedeutet. Der ist tatsächlich meist sehr viel höher als für den Lieferanten..

Für die beste Software: Die besten Mitarbeiter

Das liegt vor allen Dingen daran, dass dafür die besten Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen gebraucht werden. Die, die den Überblick haben, die sich auskennen, die wissen, wie die Prozesse laufen … und wo es immer wieder eben nicht so richtig läuft, was gebraucht wird. Und die Entscheidungen treffen können. Die sagen können: Wir machen das so und so.

Und das sind in Ihrem Unternehmen die High Performer, die eh schon auf 125 Prozent arbeiten, die im Tagesgeschäft unbedingt gebraucht werden. Und die müssen sich während des Projekt über einen längeren Zeitraum noch einmal 25 Prozent ihrer wertvollen Zeit abknapsen. Das ist natürlich für jedes Unternehmen ein echtes Problem. Und kein Unternehmer gibt diese Leute gerne frei.

Aber was ist die Alternative? Mit den „Zweitbesten“ arbeiten, die sich leichter freimachen können und nicht so unabkömmlich sind im laufenden Geschäft? Dann dauert das Projekt erfahrungsgemäß nur umso länger. Dadurch ist letztendlich nichts gewonnen.

Spielt auch mit: Interne Politik

Aber es gibt noch etwas anderes, was den Aufwand für ein Digitalisierungsprojekt erhöhen und den Ablauf unter Umständen dramatisch verzögern kann: Politik.

Gerade in größeren Unternehmen gibt es oft unterschiedliche Bereiche, die nicht immer dieselbe Vorstellung davon haben, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll, wie die Abläufe sein sollen. Da geht es auch um Einfluss, Selbstverwirklichung, Macht. Ein Softwareeinbau aber zielt auf Harmonisierung aller Prozesse ab. Da kann sich schon mal jemand in seinen politischen Zielen ausgebremst fühlen.

Oder nehmen Sie den Fall einer Fusion: Da gibt es dann für jede Position, für jede Rolle im Unternehmen plötzlich zwei Personen. Und da habe ich es in der Praxis oft erlebt, dass gegen schon installierte Software-Elemente ‚geschossen‘ wird: „So können wir das nicht machen. Das geht gar nicht. Das muss geändert werden“ heißt es dann.

Natürlich kann ich als Projektmanager dann darauf hinweisen, wie solche nachträglichen Änderungen zu Buche schlagen, was Zeit und Kosten des Projekts betrifft. Letztlich aber müssen diese Fragen in einer Eskalationsinstanz geklärt werden. Eventuell müssen dann Teilbereiche pausieren und neu evaluiert werden. Manchmal kann es auch dazu kommen, dass das Projekt komplett gestoppt wird.

Für Projektmanager sind solche Entwicklungen nichts Ungewöhnliches. Und auch Sie als Unternehmer sollten sie mit einkalkulieren, wenn Sie abschätzen wollen, wie aufwendig Ihr Softwareprojekt werden wird.

Sie können auch klein anfangen

Zum Schluss noch ein Tipp: Erfahrungsgemäß läuft ein Softwareprojekt schneller und reibungsloser, wenn Sie zu Anfang eine Minimalversion der Software, die aber schon funktioniert, installieren lassen. Dann können Ihre Mitarbeiter damit arbeiten, Erfahrungen machen und Feedback geben. Und Sie geben allen Mitarbeitern von Anfang an das Gefühl, an diesem Prozess beteiligt zu sein und gehört zu werden.

Ihr

Michael G. Schmidt