„Wow, vielen Dank! Wieso wusste ich davon nichts?“ Der Projektleiter nimmt müde seinen Kaffee aus dem Automaten und sieht seinen Kollegen kopfschüttelnd an. In einer einzigen Kaffeepause hat sein Kollege ihm die Lösung für das Problem geliefert, an dem er und sein Team nun schon tagelang tüfteln. „Ach, an dem gleichen Punkt standen wir in einem Projekt vor zwei Jahren auch schon mal …“, begann der Kollege im Plauderton und teilte sein Wissen mit dem Projektleiter.
Warum hat ihm das niemand vorher gesagt? Warum ist das wertvolle Wissen des langjährigen Kollegen nicht schon damals für das Unternehmen gesichert worden?
Losing statt Learning
Viele Firmen stehen vor diesem Problem: Für ein Projekt arbeiten Leute aus den unterschiedlichsten Bereichen in einem cross-funktionalen Team zusammen. Spezialisten in ihrem Fachbereich, Externe wie Mitarbeiter des Unternehmens. Sie lernen voneinander und miteinander während der Projektarbeit. Und nach dem Projekt? – Trennen sich ihre Wege. Sie gehen zurück in ihre Abteilungen oder verlassen den Betrieb. Und nehmen das gesammelte Know-how mit. Für das Unternehmen kommt das einem Reset-Knopf gleich: Zurück auf den Wissensstand zu Beginn des Projekts. In die personelle Ursprungskonstellation. Keine Kommunikation. Kein Nutzen des Erfahrungsschatzes aus der Projektzeit. Keine Reflektion. Losing statt Learning.
Projekte werden für alles gebraucht, was nicht Standard ist. Sie benötigen eine eigene Organisation, die sich stets neu entwickelt, für jedes Projekt finden muss. Projekte sind ein permanenter Entstehungsprozess. Hierbei aus früheren, ähnlichen Projekten zu lernen, ist für Sie mehr als hilfreich.
Wer ist bei Ihnen zuständig dafür, das Wissen, alle Erkenntnisse und Erfahrungen zu sammeln, zu bündeln und somit an das ganze Unternehmen weiterzugeben? Damit alle aus den früheren Fehlern lernen?
Wer hat bei Ihnen den Plan?
Wir befinden uns inmitten der Zeit der Digitalisierung. Unternehmen stehen vor den Herausforderungen der digitalen Transformation. Je nach Unternehmen können allein für eine solche Transformation eine Vielzahl an Projekten parallel anfallen, die zudem oft voneinander abhängig sind beziehungsweise Berührungspunkte haben. Und die deshalb von den einzelnen Projektteams über ihre Projektleiter miteinander koordiniert werden müssen. Das stellt eine zusätzliche Herausforderung dar, die gemeinhin erheblich unterschätzt wird.
Eines meiner Kundenunternehmen aus dem Dienstleistungsbereich hat aktuell rund 2.000 aktiv laufende Projekte. Anders als bei einer digitalen Transformation handelt es sich hierbei um externe und daher voneinander weitgehend unabhängige Kundenprojekte. Aber wenn beispielsweise drei Kundentermine zusammenfallen, aber nur ein Spezialist zur Verfügung steht, wohin soll dieser dann als erstes fahren? Wer trifft solche Entscheidungen? Wer behält in der Firma den Überblick? Wer behält in Ihrer Firma den Überblick?
Lessons Learned – warum sich ein PMO auch für Ihr Unternehmen lohnt
Die allerwenigsten Unternehmen besitzen ein Projektmanagement Office (kurz: PMO). Dabei ist genau das der Schlüssel für ein erfolgreiches und nachhaltiges Projektmanagement. PMO ist eine Art Disposition, eine „Strategiestelle“, die den Überblick über Projekte behält, Entwicklungs- und Lenkungsaufgaben übernimmt: vom Aufbau eines Projektmanagements, der Projektsteuerung bis hin zur Entwicklung des Reifegrads des Unternehmens.
Eine Person aus dem Unternehmen mit fachlicher Grundkompetenz kann diese anspruchsvolle Aufgabe des Projektmanagement Office anstoßen. Zusätzlich ist ein externer Blick von außen wichtig und sinnvoll, ein Coach, der bei dem Aufbau des ganzheitlichen und komplexen PMO unterstützt.
Zur nachhaltigen Reifeentwicklung des Unternehmens eignen sich beispielsweise Schulungen oder Lessons Learned. Lessons Learned Sessions bilden den Abschluss eines Projekts in einem geschützten Raum: Gemeinsam mit Ihrem Team beschreiben Sie Fehler und Erfolge, besprechen die aufgetretenen Probleme und Herausforderungen während des Projekts und wie Sie diese gelöst haben. Natürlich könnte das auch der zuständige Projektleiter übernehmen. Und dann?
Gerade weil die Teams in Projektarbeiten immer wieder neu zusammengestellt werden, muss das Wissen gesichert werden. Nicht für das Team, das in dieser Konstellation möglicherweise nie wieder zusammenarbeitet, sondern für nachfolgende Projekte.
Das PMO sammelt alle Erfahrungen aus den Projekten, bereitet sie auf und stellt sie der Organisation strukturiert wieder zur Verfügung, z.B. über Tips & Tricks, Vorlagen, Prozessverbesserungen, konkrete Weiterbildungsmaßnahmen oder andere Wege. Das spart Zeit. Und die ist bekanntlich Geld.
PMO hilft nicht nur in Einzelprojekten, sondern kann gewissermaßen als „Sprachrohr“ auch in die höhere Führungsebene dringen: Tritt beispielsweise immer wieder das gleiche Problem in den Projekten auf, erkennt das Office das, kann diese Beobachtungen weitergeben und somit an elementaren Stellschrauben drehen. Das zahlt immens auf den Reifegrad des Unternehmens die Weiterentwicklung, ein.
Projektmanagement – entfalten Sie Ihr volles Unternehmenspotenzial
Unsere Märkte sind volatil. Anpassungsfähigkeit ist Trumpf. Projektmanagement ist eine Kernkompetenz, die auch für Ihr Unternehmen essenziell ist. Durch Projektfähigkeit können Sie smart auf Veränderungen im Markt reagieren … und diese sogar für sich nutzen.
Indem Sie die Erfahrungen und Erkenntnisse dieser Projekte für sich und Ihre Mitarbeitenden sichern. Damit Fehler idealerweise nur einmal und nicht häufiger passieren. Damit Sie mit jedem Projekt nur an Wissen gewinnen anstatt das Wissen mit dem Verlassen der externen Teammitglieder nach Projektabschluss wieder zu verlieren. Damit Sie niemals zufällig beim Kaffeeklatsch von einem Kollegen über den gleichen Fehler von vor zwei Jahren informiert werden.
Damit Ihr Unternehmen sich ganzheitlich weiterentwickelt.
Ihr
Michael G. Schmidt